A Escrita correta e a Etiqueta nos E-mails

O e-mail substituiu a carta convencional de papel emitida pelas agências dos correios, mas, agora, a correspondência é vinculada à mídia eletrônica, por isso, denomina-se correio eletrônico. Se desejamos contar algo a alguém, ou apenas enviar uma mensagem, não precisamos envelopar tal correspondência e nem colocar selo, apenas redigi-la por meio dos provedores de e-mail e encaminhá-la para o nosso destinatário. A tecnologia tem como características principais a agilidade das informações e a praticidade em não se perder tempo em filas, por exemplo. E a comodidade de você estar em qualquer lugar, bastando um computador e o acesso à internet para que se comunique com outra pessoa. 

Bom, a minha função neste post é comentar sobre a escrita correta e mais adequada nas mensagens via e-mail, além de situá-los quanto à etiqueta nesse meio eletrônico. Etiqueta aqui entendida como a maneira de se reportar a alguém sem ser chato, intruso, íntimo demais, etc. E não como formalidade, a não ser que o nosso destinatário seja alguém distante de nosso vínculo pessoal, cujo assunto seja profissional.

Geralmente, a maioria dos provedores de e-mail não possuem muitas funcionalidades para facilitar a leitura de nossas mensagens, certo? Claro que há exceções. Devido a esse fato, nós temos que nos colocar no lugar do outro e não encher a sua caixa de entrada diariamente, a não ser que a precisão "fale mais alto". Pois para alguns profissionais, isso é útil e real para mantê-los atualizados.

Independentemente do destinatário da mensagem, esta deve conter o assunto (mesmo para amigos ou parentes) especifica o que será lido, deve ser clara, objetiva, com início (saudação), meio (assunto) e fim(encerramento), este último é importante para deixar sua marca pessoal, que pode vir através de sua assinatura, por exemplo, e formas de contato, além do e-mail, possibilitando maior flexibilidade na comunicação. Outra coisa importante é tentar se controlar no momento em que se tem vontade de citar frases de pensamento de filósofos, por exemplo, a fim de levar o destinatário à reflexão. Elas nem sempre são condizentes com a proposta da mensagem e tampouco se identificam com o emissor. Muito menos emoticons, deixe-os para os chats. Não misture comunicações sérias com apelos.

Antes de enviar seu e-mail, não custa nada revisá-lo, verificando se todas as palavras foram redigidas corretamente, se não há supressões de letras, repetições de ideias e palavras, etc. 

Bom senso é primordial em qualquer situação.

Mesmo que seu e-mail se dirija para um amigo, não extrapole nos apelidos, nos elogios, na intimidade, porque a escrita é diferente da oralidade. Estando cara a cara com ele, tudo bem, mas se você escreve, corre o risco de outra pessoa ler sua mensagem e ridicularizá-la. Colegas, ou seja, pessoas pouco conhecidas, que convivem menos contigo do que um amigo, a mesma coisa. Mais objetivo e educado você for, melhor. A sua mensagem será compreendida e não restará dúvidas sobre sua intenção.

E-mails profissionais devem ser constituídos de expressões formais, como "senhor(a)", "por favor", "agradeço", "atenciosamente", "respeitosamente" etc. E no máximo, conter até 4 linhas, com exceção de relatórios encaminhados sem anexos, ou se conterem tópicos. Interessante também é permitir, através de uma frase, que haja abertura para um retorno, ou uma solicitação de ajuda. PS: Se pensar em criar uma carta de apresentação, jamais a insira na mensagem, ela deve ser anexada, fica bem mais elegante. Nos encerramentos, procure não ser frio demais também, com apenas seu nome no fim da mensagem, sem nenhum tipo de cumprimento.

Segue abaixo alguns exemplos de e-mails pessoais e profissionais que primam pela etiqueta e correção gramatical.

E-mail Profissional

De: Fulano(a) de Tal

Para: Fulanos de Tal; Beltranos de Tal

Assunto: Proposta para treinamento do curso Liderança

Prezados,

Esta proposta que segue anexa é inicial e orientada para gerentes, supervisores e coordenadores. Peço que todos colaborem com sugestões a fim de aperfeiçoá-la.

Obrigado. - se for homem / obrigada. - se for mulher.

Atenciosamente,

Fulano de Tal

Chefe do Departamento de Recursos Humanos.

(assinatura)

E-mail Pessoal

De: Beltrano

Para: Cicrano

Assunto: Pedido

Olá, meu amigo! / Caro Cicrano,

Gostaria de lhe pedir um favor, se puder me ajudar, ficarei muito agradecido. Preciso que você me quebre um galho e revise para mim estas duas folhas anexas, pois ainda hoje tenho que enviá-las para meu chefe.

Obrigado, abraço.

Beltrano.

E-mail Profissional 
(enviando uma carta de apresentação)

De: Fulano(a)

Para: Sr. Cicrano

Assunto: A/C: RH - Currículo e Carta de Apresentação anexos

Boa-Tarde!

É com grande motivação que encaminho o meu currículo e uma carta de apresentação a fim de vir a preencher a vaga de xxxxxxx na empresa, pois tenho formação em xxxxxx e experiência na área. Peço que o senhor analise minhas qualificações profissionais e tão logo eu seja convocado(a) para uma entrevista.

Agradeço pela sua atenção.

Fulano(a) de Tal.

(21) xxxx-xxxx

Boa-sorte!